Văn phòng phẩm — mua theo nhóm

Văn phòng phẩm là tên gọi chung cho hàng chục món nhỏ mà một bàn làm việc, một phòng họp hay một góc lưu trữ hồ sơ đều cần tới mỗi ngày. GOTA gom các món này thành 10 nhóm nhỏ hơn để bạn dễ tìm — mỗi sản phẩm đã có giá hiển thị sẵn, đặt trực tuyến ngay, bạn mua một món để dùng thử hay mua nhiều món cùng lúc đều theo cùng một bước.

Mua đều đặn hay mua theo đợt

Một cách chia dễ dùng khi bạn lên danh sách là theo tần suất cần bổ sung, không phải theo loại sản phẩm. Nhóm đầu hết nhanh vì dùng gần như mỗi ngày, nên đặt lại theo tháng cho ổn định; nhóm sau bền hơn, bạn chỉ cần mua khi mở bàn làm việc mới hoặc khi món cũ đã hỏng.

Nhóm hay hết trước, nên đặt theo tháng

• Giấy in – Giấy photo: dùng cho máy in và máy photocopy, khổ và định lượng khác nhau tùy loại tài liệu cần in ra.
• Giấy bổ trợ & Tem nhãn: giấy note và tem nhãn dán để đánh dấu, phân loại hồ sơ hoặc sản phẩm.
• Bút bi – Bút Gel – Bút ký: viết hằng ngày và ký tên trên giấy tờ, biên bản.
• Bút lông & Bút đánh dấu: viết bảng, đánh dấu lên thùng hàng, hoặc tô sáng nội dung cần chú ý.
• Bút chì & Dụng cụ tẩy xóa: phác thảo, ghi chú tạm, và chỉnh sửa khi cần viết lại.
• Sổ – Tập – Bao thư: ghi chép cuộc họp, lưu số liệu, gửi thư từ và chứng từ ra ngoài.

Nhóm bền hơn, mua theo đợt trang bị

• Bìa nhựa & Túi tài liệu: đựng hồ sơ đang luân chuyển, cần lấy ra xem thường xuyên.
• Bìa còng – Bìa nhẫn: gom chứng từ dày, cần giữ nguyên trật tự trong thời gian dài.
• Kệ hồ sơ – Đồ dùng để bàn: sắp xếp giấy tờ và dụng cụ ngay trên mặt bàn cho dễ lấy.
• Dụng cụ văn phòng: băng keo, kim bấm, kéo, dao rọc giấy... để xử lý và đóng gói giấy tờ.

Ước lượng số lượng khi lập dự trù

Biết cần nhóm nào là bước đầu — bước tiếp theo khó hơn: mua bao nhiêu cho một người hay một phòng trong một tháng thì vừa, không thiếu giữa chừng mà cũng không tồn lại quá lâu. Cách chắc hơn đoán là tính theo nhịp dùng thật của chính phòng mình, không chép nguyên số lượng từ phòng khác hay từ lần đặt trước đó của một nơi khác.

Với nhóm tiêu hao — giấy, bút, băng keo — bạn đếm số người thường xuyên dùng món đó, rồi xem lần đặt gần nhất đã dùng hết trong bao lâu. Lấy số lượng của lần đó chia cho khoảng thời gian đã dùng hết là ra nhịp tiêu thụ thật của phòng mình; nhân nhịp đó với số tháng muốn dự trù là ra số cần đặt, cộng thêm một khoản nhỏ để trừ hao thất lạc hoặc cho mượn không lấy lại. Nếu phòng bạn chưa từng đặt để có mốc so sánh, cách an toàn là đặt trước một đợt nhỏ, theo dõi hết trong bao lâu rồi nhân đúng theo con số thực tế đó cho lần sau — thay vì đặt một lần thật lớn theo phỏng đoán.

Với nhóm bền hơn — kệ hồ sơ, đồ dùng để bàn, dụng cụ văn phòng — tính theo số bàn làm việc hoặc số đầu việc mới phát sinh, không theo số người, vì một món thường dùng được nhiều tháng đến vài năm mới cần thay. Nếu bạn chưa chắc văn phòng phẩm gồm đủ những nhóm nào trước khi bắt đầu tính số lượng, bài Văn phòng phẩm là gì? VPP gồm những gì và danh sách cần sắm đã liệt kê đầy đủ để bạn đối chiếu trước.

Mua một món hay mua nguyên bộ

Trên GOTA, mỗi sản phẩm đã có giá hiển thị sẵn nên bạn đặt một món để dùng thử hay đặt nhiều món cùng lúc để trang bị cả bàn làm việc đều qua cùng một giỏ hàng, không phải chờ báo giá mới biết chi phí.

Nếu bạn cần nhiều nhóm hàng cùng lúc — chẳng hạn vừa cần giấy in vừa cần bìa lưu hồ sơ — cứ gộp chung một giỏ để nhận hàng một lần, thay vì đặt rải rác từng nhóm rồi chờ giao nhiều đợt.

Gợi ý lên danh sách theo tình huống

Ngoài chia theo tần suất, một cách khác là bạn lên danh sách theo tình huống cụ thể thay vì rà từng nhóm sản phẩm một:

• Dọn bàn làm việc mới: sổ tay, bút viết, kệ hồ sơ hoặc khay để bàn, cùng vài túi tài liệu để phân loại giấy tờ ban đầu.
• Chuẩn bị họp hoặc ký kết: bút ký riêng cho những dịp cần chữ ký rõ ràng, và bìa còng để gom văn bản theo từng buổi.
• Làm mới hồ sơ theo quý: giấy in, tem nhãn dán gáy hồ sơ, và bìa còng để thay bìa cũ đã đầy.

Chưa chắc mặt hàng bạn cần thuộc nhóm nào thì cứ tìm theo tên món hoặc theo nhóm ở trên — mỗi trang danh mục đều liệt kê đủ lựa chọn hiện có kèm giá từng sản phẩm.

Chọn theo việc chứ không theo tên hàng

Cùng là "bút" hay "giấy" nhưng việc cần dùng khác thì nên chọn khác, thay vì cứ theo tên hàng quen tay. Một cách chia dễ thấy là theo nơi giấy tờ đi tới: tài liệu gửi ra ngoài công ty — hợp đồng, báo giá, thư mời — cần bản in rõ nét và giữ được lâu, còn giấy tờ chỉ lưu hành nội bộ — ghi chú họp, bản nháp trình ký — thì ưu tiên tiết kiệm hơn là đẹp.

Bút cũng chọn theo việc tương tự. Bút ký hợp đồng cần nét mực đều, không lem tay khi đóng dấu ngay sau đó; bút dùng ghi chú nhanh trong ngày thì chỉ cần viết trơn tay và không tiếc khi hết mực giữa chừng. Bài Các loại bút thông dụng và cách chọn đúng loại cho từng việc đi sâu vào từng loại bút bi, gel, dạ quang theo đúng hướng này; còn bút marker (dạ quang, lông bảng, lông dầu) và bút xóa có bài riêng vì mỗi loại có cách dùng và lỗi thường gặp khác hẳn bút viết thông thường.

Giấy in cũng chia theo việc tương tự: in hợp đồng hay tài liệu trình ký cần định lượng dày hơn để không lộ chữ mặt sau, còn in nháp hoặc photo nội bộ dùng định lượng mỏng là đủ và tiết kiệm hơn. Bài Hướng dẫn chọn giấy in phù hợp cho nhu cầu doanh nghiệp nói kỹ phần định lượng và khổ giấy theo từng loại tài liệu. Bút chì thì ngược lại — không dùng cho bản chính thức mà cho phác thảo, đánh dấu tạm; cách chọn bút chì bấm nói rõ chọn cỡ ruột nào cho từng việc.