Sổ - Tập - Bao thư

Sổ, tập, bao thư và biểu mẫu kế toán là nhóm hàng ghi chép và lưu trữ giấy tờ bạn dùng gần như mỗi ngày ở văn phòng. GOTA niêm yết giá trên từng sản phẩm nên bạn so khổ, số trang, số liên trước khi bấm đặt; mua một cuốn lẻ cho bàn làm việc hay gom một đợt cho cả phòng đều theo cùng một quy trình.

Bao thư: chọn theo kiểu dán và khổ giấy

Bao thư ở đây chia theo hai tiêu chí — kiểu dán mép và khổ giấy. Dòng nắp keo thấm nước khổ 12×18 và 12×22 cm phù hợp gửi số lượng lớn vì giá thấp; dòng nắp tự dính keo hai mặt cùng khổ 12×22 cm dán nhanh hơn, không cần thấm nước bằng lưỡi hay bọt biển. Bao thư khổ A4 và A5 giấy 100gsm dày hơn, dùng đựng hồ sơ và chứng từ giấy khổ lớn; khổ bưu điện 11×19 cm tự dính riêng cho việc gửi bưu phẩm qua đường chuyển phát. Những khổ giấy quen thuộc như A4, A5 trên bao thư cũng chính là khổ của giấy in, giấy photo đang dùng hằng ngày, nên khi đặt bao thư kèm giấy in cùng lúc thì khổ hai bên luôn khớp nhau.

Biểu mẫu kế toán: phân biệt theo số liên

Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho và hóa đơn bán lẻ đều có bản in nhiều liên — mỗi liên một màu giấy than để các bộ phận giữ bản của mình mà không cần chép tay lại. Số liên bán ra khác nhau theo loại phiếu, và khổ giấy cũng lệch theo mẫu: phiếu thu, phiếu chi in trên khổ 13×19 cm còn phiếu xuất kho có thêm hai khổ lớn hơn 16×20 cm và 20×25 cm cho biểu mẫu nhiều cột. Trước khi chốt đơn, bạn nên xác nhận đúng số liên đang dùng ở phòng kế toán — đặt nhầm liên thì bản lưu ở kho và bản lưu ở kế toán không khớp số thứ tự.

• Phiếu thu: bản 2 liên và 3 liên, khổ 13×19 cm, 50 bộ mỗi tập.
• Phiếu chi: bản 1 liên và 2 liên, khổ 13×19 cm.
• Phiếu xuất kho: bản 2 liên và 3 liên, khổ 16×20 cm hoặc 20×25 cm.
• Hóa đơn bán lẻ: bản 1 liên (phiếu bán hàng) và 2 liên, khổ 13×19 cm, 50 bộ mỗi tập.

Sổ ghi chép: khổ, số trang và kiểu bìa

Sổ caro bìa dày 200 trang có ba khổ — 21, 25×33 và 30×40 cm — càng lên khổ lớn càng hợp để cả nhóm cùng ghi chung một cuốn, ví dụ sổ giao ca hay sổ theo dõi kho. Sổ lò xo mở phẳng dễ viết hơn khi cần gập ngược trang, cũng 200 trang mỗi cuốn nhưng chia bốn khổ A4, A5, A6 và A7 để chọn theo việc mang đi họp hay để cố định trên bàn. Sổ bìa da có ba khổ A4, A5 và 16×21 cm, một số dòng bìa dày hơn dòng còn lại, hợp làm sổ ghi chép cá nhân giữ lâu dài. Muốn biết thêm về các loại giấy caro, giấy kẻ ngang hay dùng trong sổ tập tại Việt Nam, có thể đọc bài giới thiệu một số loại giấy phổ biến tại Việt Nam. Một cuốn sổ ghi tay còn cần đúng cây viết hợp nét chữ — xem thêm ở bút bi, bút gel, bút ký nếu muốn đặt kèm.

Tập ghi chép và tập học sinh

Tập ở đây có hai độ dày — 96 trang và 200 trang — kẻ dòng ô li hoặc 4 ly ngang tuỳ mục đích ghi chú hay làm bài tập viết. Tập mỏng 96 trang giấy 70gsm hợp dùng nhanh trong vài tuần rồi thay cuốn mới; tập 200 trang giữ được lâu hơn cho việc ghi chép liên tục không muốn đứt quãng giữa chừng. Một phòng mới thành lập, đặc biệt các nhóm khởi nghiệp, thường cần gom một đợt sổ và tập ghi chú ban đầu cho cả đội — có thể tham khảo thêm trong bài top 10 văn phòng phẩm cần thiết cho startup để lên danh sách đủ hơn, không chỉ riêng sổ tập.

Chọn theo mục đích lưu trữ

Cách chọn nhanh trong nhóm hàng này là xác định trước thời gian sẽ giữ lại tờ giấy, thay vì chọn theo hình thức bìa đẹp hay xấu.

• Ghi chép ngắn hạn, dùng hết trong vài tuần: tập mỏng 96 trang hoặc sổ lò xo khổ nhỏ A6, A7.
• Lưu trữ dài hạn, cần tra lại nhiều lần: sổ caro bìa dày 200 trang hoặc sổ bìa da.
• Trao đổi giấy tờ ra bên ngoài: chọn bao thư đúng khổ tài liệu, kiểu dán theo tốc độ đóng gói cần thiết.
• Đối soát nội bộ giữa nhiều bộ phận: biểu mẫu đúng số liên, tránh lệch bản lưu giữa các phòng.