Gia dụng & Vệ sinh

Gia dụng và vệ sinh là phần hàng ít được để ý khi lập danh sách mua, nhưng lại là phần hết nhanh nhất và dễ bị phát hiện thiếu vào đúng lúc bất tiện. Ở GOTA nhóm này chia làm ba mảng — giấy vệ sinh và khăn giấy, dụng cụ vệ sinh và gia dụng, túi PP các loại — mỗi mảng một nhịp mua riêng.

Ba mảng, ba nhịp mua khác nhau

Cách chia dễ dùng nhất khi lên danh sách là theo tốc độ hết, không theo hình dạng món hàng. Có thứ hết theo tuần và phải đặt lại đều; có thứ dùng được nhiều tháng, chỉ thay phần hao mòn.

• Giấy vệ sinh và khăn giấy — hết nhanh nhất, tiêu thụ tỉ lệ thuận với số người dùng và số khu vệ sinh.
• Dụng cụ vệ sinh và gia dụng — chổi, cây lau, thùng rác, khăn lau: dùng lâu, nhưng phần tiếp xúc sàn thì mòn và cần thay.
• Túi PP các loại — dùng cho lót thùng rác, gói hàng, chia đồ; hết theo lượng rác và lượng hàng ra vào.

Chia theo khu vực thay vì theo món

Một cách khác để danh sách không sót là đi theo từng khu trong toà nhà rồi mới liệt kê món. Khu vệ sinh cần giấy cuộn, chất tẩy bồn cầu, thùng rác nhỏ có nắp và túi lót. Khu bếp hay pantry cần nước rửa chén, khăn lau, bùi nhùi, sọt rác cỡ trung. Khu làm việc chung cần khăn giấy hộp, sọt rác đặt cạnh bàn và chổi quét gọn cuối ngày.

Đi theo khu vực còn giúp bạn thấy được thứ dễ quên nhất: đồ thay thế. Cán chổi và cán cây lau dùng được lâu, nhưng bông lau và tấm lau thì mòn — nếu chỉ liệt kê theo món thì phần thay thế hay bị bỏ sót cho tới khi cây lau không còn dùng được.

Ước lượng lượng dùng mà không cần đoán

Với nhóm tiêu hao, cách chắc hơn đoán là lấy chính lần đặt gần nhất làm mốc: đếm số cuộn hay số túi đã dùng, xem hết trong bao lâu, rồi nhân theo số tháng muốn dự trù. Con số ra từ chính nhịp dùng của toà nhà bạn đáng tin hơn mọi định mức chép từ nơi khác, vì nó đã tính sẵn số người, số khu vệ sinh và thói quen dùng.

Chưa có lần đặt nào để so thì đặt một đợt nhỏ trước, theo dõi hết trong bao lâu rồi mới lên số lượng cho lần sau. Với đồ bền như thùng rác hay cây lau, tính theo số khu vực cần trang bị chứ không theo số người — một khu vệ sinh cần đủ bộ dù chỉ vài người dùng, còn một phòng làm việc đông người vẫn chỉ cần một sọt rác.

Ai là người đặt, và vì sao hay bị sót

Nhóm hàng này khác văn phòng phẩm ở chỗ người dùng và người đặt thường không phải một. Bút và giấy thì ai cần người đó tự báo; còn giấy vệ sinh, nước lau sàn hay túi rác thì người phát hiện thiếu lại là tạp vụ hoặc bảo vệ, và thông tin đó không phải lúc nào cũng tới được người lập đơn trước khi hết hẳn.

Hai cách vá đơn giản. Một là đặt mức tồn tối thiểu cho vài món hết nhanh nhất — thường là giấy cuộn và túi rác — rồi ai thấy chạm mức đó thì báo, không cần đợi tới kỳ đặt. Hai là giữ một danh sách cố định theo khu vực và rà lại nguyên danh sách mỗi lần đặt, thay vì chỉ thêm những món vừa có người nhắc.

Cách thứ hai tốn vài phút mỗi kỳ nhưng bắt được đúng nhóm đồ thay thế: bông lau, tấm lau, khăn lau — thứ không ai báo thiếu vì vẫn còn dùng tạm được, cho tới lúc không dùng được nữa.

Gộp một đơn thay vì tách nhiều lần

Ba mảng này thường được đặt rời nhau vì do các bộ phận khác nhau đề xuất, nhưng chúng dùng chung một khu và thường hết gần cùng lúc. Gộp vào một lần đặt thì nhận hàng một lượt, và bạn cũng dễ thấy phần nào đang thiếu so với phần nào đang dư.

Nếu bạn đang sắp xếp lại chỗ để đồ vệ sinh cho gọn, bài 5 cách sắp xếp văn phòng tại nhà hiệu quả có vài cách bố trí áp dụng được cho cả văn phòng nhỏ.

Đặt hàng gia dụng và vệ sinh

Giá của từng mã hiện sẵn trên trang sản phẩm nên bạn cộng thử trước khi chốt; cần số lượng cho cả toà nhà hay nhiều chi nhánh thì gửi danh sách để GOTA tính lại theo tổng lượng.