Văn phòng phẩm là gì? VPP gồm những gì và danh sách cần sắm

Văn phòng phẩm là nhóm vật dụng nhỏ, giá trị thấp, dùng hằng ngày ở văn phòng và trường học — giấy, bút, bìa hồ sơ, kẹp giấy, băng keo, kéo. Bài này giải thích văn phòng phẩm gồm những gì, phân biệt với thiết bị và nội thất văn phòng, kèm danh sách bạn có thể dùng luôn khi sắm cho một văn phòng mới.

Văn phòng phẩm là gì?

Văn phòng phẩm là những vật dụng phục vụ việc ghi chép, in ấn, lưu trữ và xử lý giấy tờ hằng ngày. Đặc điểm chung của chúng là giá trị nhỏ, dùng hết rồi mua lại — khác hẳn với máy móc hay bàn ghế vốn dùng nhiều năm.

VPP là viết tắt của gì?

VPP là cách viết tắt của văn phòng phẩm. Bạn sẽ gặp cách viết này nhiều nhất trong bảng dự trù mua hàng, phiếu đề xuất và hoá đơn — nơi người ta cần ghi ngắn cho gọn cột. Trong đơn hàng nội bộ, "chi phí VPP" thường là khoản gộp cho toàn bộ nhóm hàng này trong một kỳ.

Phân biệt văn phòng phẩm, thiết bị và nội thất văn phòng

Không phải thứ gì trong văn phòng cũng là văn phòng phẩm. Ba nhóm dưới đây hay bị gộp chung, nhưng cách mua và cách theo dõi chi phí thì khác nhau:

• Văn phòng phẩm — giấy, bút, bìa, ghim, băng keo. Mua theo kỳ, hết lại đặt.
• Thiết bị văn phòng — máy in, máy photocopy, máy tính, điện thoại bàn. Mua một lần, dùng nhiều năm.
• Nội thất văn phòng — bàn ghế, tủ tài liệu, vách ngăn.

Ranh giới này quan trọng lúc lập bảng dự trù: gộp máy in vào dòng "văn phòng phẩm" sẽ làm chi phí kỳ đó vọt lên bất thường mà không ai giải thích được.

Văn phòng phẩm gồm những gì?

Dưới đây là các nhóm phổ biến, kèm đường dẫn tới danh mục tương ứng tại GOTA nếu bạn muốn xem mẫu và giá cụ thể.

1. Giấy và sản phẩm từ giấy

• Giấy in, giấy photo A4, A3, A5
• Giấy note, giấy ghi chú, tem nhãn, giấy decal
• Sổ tay, tập, bao thư

Xem: Giấy in – giấy photo · Giấy bổ trợ – tem nhãn · Sổ – tập – bao thư

2. Bút viết và dụng cụ tẩy xoá

• Bút bi, bút gel, bút ký
• Bút chì, ruột chì, gôm tẩy, bút xoá
• Bút lông bảng, bút lông dầu, bút dạ quang

Xem: Bút bi – bút gel – bút ký · Bút chì – dụng cụ tẩy xoá · Bút lông – bút đánh dấu

3. Bìa hồ sơ và lưu trữ

• Bìa còng, bìa nhẫn, bìa trình ký
• Bìa lá, bìa nút, túi clear bag, túi đựng hồ sơ
• Kệ hồ sơ, khay tài liệu, hộp đựng bút

Xem: Bìa còng – bìa nhẫn · Bìa nhựa – túi tài liệu · Kệ hồ sơ – đồ dùng để bàn

4. Dụng cụ văn phòng và đóng gói

• Kim bấm, dụng cụ gỡ kim, bấm lỗ
• Kẹp giấy, kẹp bướm, ghim, kéo, dao rọc giấy, thước
• Băng keo, keo dán, túi PP, túi zip

Xem: Dụng cụ văn phòng · Túi PP các loại

5. Vệ sinh và pantry

• Khăn giấy, giấy vệ sinh, khăn lau
• Nước lau bàn, nước rửa tay, dụng cụ vệ sinh
• Cà phê, trà, nước uống cho khu pantry

Xem: Giấy vệ sinh – khăn giấy · Dụng cụ vệ sinh – gia dụng · Thực phẩm – đồ uống

Bảng tra nhanh: các nhóm hàng và mỗi nhóm gồm những gì

Năm nhóm ở trên đã gồm phần lớn thứ một văn phòng dùng mỗi ngày. Nhưng khi lập bảng dự trù cho cả năm, bạn sẽ cần biết văn phòng phẩm còn bao gồm những gì ngoài giấy và bút, kể cả những nhóm ít ai nhắc tới như con dấu hay phụ kiện đi kèm máy tính. Bảng dưới xếp lại các nhóm hàng ở GOTA, mỗi nhóm kèm một đường dẫn để bạn xem thêm.

Vài nhóm trong bảng trên còn khá lạ mặt vì ít khi được nhắc tới. Dưới đây là ảnh thật của một món tiêu biểu trong từng nhóm đó, để bạn hình dung đúng chứ không phải đoán qua tên gọi.

Xem thêm hướng dẫn chọn theo từng loại cụ thể

Một số nhóm hàng ở trên còn chia nhỏ hơn nữa, tới mức dễ chọn nhầm nếu không biết phân biệt. GOTA đã viết riêng cho từng loại này, để bạn đối chiếu trước khi đặt:

• Băng keo chia theo việc chứ không chỉ theo tên gọi: đóng thùng, dán mối nối, hay dán cố định là ba việc khác nhau.
• Bìa còng và bìa lá nghe giống nhau nhưng dùng khác hẳn: bìa còng lưu chứng từ theo kỳ, còn bìa lá chỉ để kẹp tạm.
• Bút bi là món mua lại nhiều nhất nhưng cũng dễ mua sai nhất, vì nhìn cây nào cũng giống cây nào.
• Bút dạ quang không phải dòng nào cũng có đủ các màu như nhau. Bạn chọn theo dòng thân trước, rồi mới chọn màu.
• Bút lông gồm hai nhóm dùng cho hai việc khác hẳn nhau, và đây là chỗ hay mua nhầm nhất trong cả nhóm bút.
• Bút lông dầu chia theo cỡ ngòi lớn nhỏ trước, màu sắc chọn theo cách bạn phân việc.
• Giấy in chọn theo định lượng phù hợp với việc, rồi tính lượng dùng theo ram mỗi tháng.
• Kẹp bướm đi theo nhiều bậc kích thước. Bạn chọn đúng bậc theo độ dày tập hồ sơ để khỏi bung khi nhấc lên.
• Máy tính cầm tay chia theo cách dùng: để bàn kế toán, máy khoa học, hoặc loại nhỏ gọn mang theo được.
• Túi zip đọc theo cm, không theo cách gọi "1kg" hay "size nhỏ" quen miệng.

Còn nếu món bạn cần không nằm trong danh sách này, cứ gửi tên hoặc ảnh cho GOTA, đội ngũ sẽ tìm giúp mã tương ứng nhé.

Danh sách văn phòng phẩm cần sắm cho một văn phòng mới

Nếu bạn đang lập bảng dự trù lần đầu, danh sách dưới là mức tối thiểu để một phòng làm việc chạy được ngay trong tuần đầu:

• Giấy in A4 — tính theo ram, mỗi ram 500 tờ. Một phòng 10 người thường dùng 2–3 ram mỗi tháng.
• Bút bi và bút ký — nên đặt cùng một mã cho cả phòng để lần sau mua lại không lệch cảm giác viết.
• Bìa còng và bìa lá — chọn khổ theo loại chứng từ sẽ lưu, đừng mua một khổ cho mọi thứ.
• Kim bấm, kẹp giấy, băng keo, kéo, dao rọc giấy — nhóm rẻ nhất nhưng thiếu là tắc việc ngay.
• Giấy note và bảng ghi chú
• Khăn giấy, nước rửa tay, dụng cụ vệ sinh cơ bản
• Máy tính tay — bộ phận kế toán và mua hàng gần như luôn cần.

Mẹo nhỏ từ GOTA

Khi lập bảng dự trù, ghi đơn vị tính ngay cạnh số lượng — cây, hộp, xấp, ram, cuộn. Đây là chỗ sai nhiều nhất và cũng là chỗ tốn tiền nhất: dòng "10 giấy A4" có thể được hiểu là 10 tờ, mà cũng có thể là 10 ram, tức chênh nhau 5.000 tờ. Bút thì tính theo cây hay theo hộp 10 cây, bìa lá theo cái hay theo xấp 10 cái — mỗi nhà cung cấp quy ước một kiểu, nên đừng để trống cột đó rồi đoán.

Văn phòng phẩm và "công cụ dụng cụ" khác nhau thế nào?

Đây là chỗ hay vướng lúc làm bảng dự trù, vì hai cách gọi thuộc hai thế giới khác nhau. Văn phòng phẩm là cách gọi theo nhóm hàng — thứ bạn đi mua. Công cụ dụng cụ (viết tắt CCDC) là cách gọi theo kế toán — cách ghi nhận món đồ đó vào sổ.

Nguyên tắc chung dễ hình dung:

• Món dùng hết trong kỳ — giấy, bút, băng keo, kim bấm — thường ghi thẳng vào chi phí của kỳ đó.
• Món dùng được nhiều kỳ và giá trị lớn hơn — máy huỷ tài liệu, máy ép plastic, bảng từ lớn — kế toán có thể xếp vào công cụ dụng cụ rồi phân bổ dần thay vì tính hết một lần.

Ranh giới cụ thể giữa hai nhóm tuỳ quy chế của từng doanh nghiệp, nên con số ngưỡng ở công ty bạn hãy hỏi kế toán chứ đừng lấy của nơi khác áp vào.

Điều bạn làm được ở khâu mua hàng: tách hai nhóm thành hai dòng riêng ngay trên bảng dự trù. Gộp một cục thì kế toán phải bóc lại từng dòng, và đó là lúc phát sinh câu hỏi qua lại.

Các thương hiệu văn phòng phẩm phổ biến tại Việt Nam

Biết tên thương hiệu giúp bạn đặt lại đúng thứ đã dùng quen, thay vì mô tả bằng màu sắc và hình dáng.

• Thương hiệu trong nước: Thiên Long, Hồng Hà, Bến Nghé, Flexoffice, Campus Việt Nam, Bến Thành.
• Thương hiệu quốc tế: Deli và M&G (đa dạng nhóm hàng); Plus, Pentel, Kokuyo (Nhật Bản); Double A, PaperOne, IK Plus, Supreme (giấy in); Staedtler, Faber-Castell, Pilot, Uni-ball (dụng cụ viết và mỹ thuật).

Văn phòng phẩm tiếng Anh là gì?

Trong tiếng Anh, văn phòng phẩm là stationery. Từ hay gặp hơn trong catalogue và đơn hàng quốc tế là office supplies — nghĩa rộng hơn, bao gồm cả văn phòng phẩm lẫn vật tư tiêu hao khác dùng trong văn phòng.

Lưu ý chính tả: stationery (văn phòng phẩm) khác stationary (đứng yên) — hai từ đọc giống nhau nhưng nghĩa không liên quan.

Office supplies là gì?

Office supplies là vật tư tiêu hao dùng trong văn phòng — bao trùm cả văn phòng phẩm lẫn những thứ không phải giấy bút: khăn giấy, nước rửa tay, mực in, pin. Trong catalogue nước ngoài đây là tên nhóm hàng lớn, còn stationery chỉ là một nhánh bên trong.

Nói ngắn gọn: mọi stationery đều là office supplies, nhưng không phải office supply nào cũng là stationery. Bạn sẽ thấy khác biệt này rõ nhất khi đọc bảng báo giá của nhà cung cấp quốc tế — dòng "office supplies" thường dài hơn dòng "stationery" khá nhiều.

Phân biệt với office equipment

Office equipment là thiết bị văn phòng — máy in, máy photocopy, máy chiếu. Chúng dùng nhiều năm nên không nằm chung nhóm với vật tư tiêu hao, đúng như cách phân biệt văn phòng phẩm với thiết bị ở phần trên.

Ba từ hay bị dùng lẫn, xếp từ hẹp tới rộng: stationery (giấy bút) → office supplies (mọi vật tư tiêu hao) → office equipment (máy móc dùng lâu dài).

Mua văn phòng phẩm ở đâu?

Bạn có thể xem toàn bộ nhóm hàng trong danh mục sản phẩm của GOTA, hoặc đối chiếu nhanh bằng bảng giá văn phòng phẩm — giá hiển thị sẵn, không cần hỏi từng món.

Nếu bạn có sẵn bảng dự trù và không muốn tìm lại từng dòng, gửi file hoặc chụp hình danh sách cho chúng mình. GOTA sẽ dò mã tương ứng và báo lại tình trạng hàng cùng giá cho bạn.

• Hotline: 0948 956 167 — Zalo: 0853 836 167
• Điện thoại bàn: 028 3784 0517
• Email: cs@gota.vn

Địa chỉ và giờ làm việc nằm ở trang liên hệ.