Dụng cụ văn phòng

Kim bấm, kéo, dao rọc giấy, băng keo, thước, kẹp giấy và bảng tên là những món nhỏ nhưng thiếu một cái là công việc xử lý giấy tờ khựng lại ngay. GOTA gom đủ nhóm dụng cụ này với giá hiển thị trên từng sản phẩm, để bạn xem giá và đặt online dù mua một món lẻ khi cần gấp hay đặt trọn bộ cho cả phòng.

Bấm kim, bấm lỗ và ghim rời

Bấm kim ở đây chia theo sức chứa số tờ giấy mỗi lần bấm, từ loại mini bấm vài tờ tại bàn cá nhân tới loại đại dùng cho cả tập hồ sơ dày. Máy đại dùng kim rời cỡ 23, và mỗi cỡ kim ứng với sức chứa khác nhau — kim 23/8 bấm được khoảng 50 tờ, tăng dần tới kim 23/23 bấm được khoảng 200 tờ. Bấm lỗ cũng chia công suất tương tự, loại 10 tờ cho tài liệu mỏng và loại nhiều lỗ cho hồ sơ cần đóng vào bìa còng — bạn nên chọn đúng số lỗ và khoảng cách lỗ để khớp với bìa còng đang dùng, có thể xem thêm các loại bìa còng ở bìa còng, bìa nhãn.

Băng keo, cắt keo và tem đánh dấu

Băng keo trong khổ 18–48mm, cuộn dài 80–100 yard, hợp đóng gói hàng hoá và niêm phong thùng số lượng lớn. Băng keo hai mặt và băng keo giấy khổ nhỏ hơn, tính theo phân từ 0,5 đến 4,8, dùng dán cố định giấy tờ hoặc ghi chú lên trên mà không cần lo bong keo trong. Riêng dòng băng keo màu PVC — đỏ, vàng, xanh dương, xanh lá, khổ 36mm và 48mm — hay được dùng để đánh dấu, phân loại thùng hàng hoặc hồ sơ theo màu, tương tự cách giấy bổ trợ, tem nhãn phân loại bằng nhãn dán. Ba cỡ cắt keo — nhỏ, trung, lớn — ứng với ba khổ cuộn khác nhau, bạn nên chọn cắt keo vừa khổ cuộn đang dùng để hạn chế phải đổi thiết bị khi đổi loại băng keo.

Kéo, dao rọc giấy và thước

Dao rọc giấy có hai cỡ — lớn và nhỏ — cùng lưỡi thay rời riêng cho từng cỡ, nên khi lưỡi cùn chỉ cần thay lưỡi thay vì đổi cả cán. Kéo có cỡ lớn cán chắc tay và cỡ trung gọn hơn cho bàn cá nhân. Thước chia theo bốn chất liệu: thước cứng nhựa dài 20, 30, 50 cm; thước nhôm dài 20 và 30 cm; thước dẻo PVC uốn được dài 20, 30, 50 cm; và thước cuộn sắt bản 19mm dài tới 5 mét cho việc đo phòng, đo kệ.

Kẹp giấy, kẹp bướm và hồ dán

Kẹp bướm có sáu khổ từ 15mm tới 51mm, khổ càng lớn càng kẹp được tập giấy càng dày — chọn theo độ dày xấp tài liệu thay vì chọn đại một cỡ rồi ép giấy cong queo. Kẹp giấy thường có hai kiểu, kiểu tam giác đủ kim và kiểu đầu tròn dài, cùng bản nhựa màu cho ai muốn phân loại theo màu ngay trên kẹp. Hồ dán chia ba dạng: hồ khô dạng thỏi tiện mang theo, hồ nước 30ml dùng cọ hoặc đầu lưới, và keo dán tức thời đóng chai nhỏ hoặc chai 100gr cho việc dán chắc hơn. Những món nhỏ này thường bị bỏ qua khi lên danh sách mua sắm nhưng lại hay dùng nhất — bài top 5 phụ kiện văn phòng phẩm nhỏ mà có võ nói rõ hơn về nhóm này. Giữ kẹp giấy, hồ dán gọn trên bàn cũng dễ hơn nếu có thêm khay hoặc kệ để bàn, xem ở kệ hồ sơ, đồ dùng để bàn.

Bảng tên và phụ kiện bàn làm việc

Bảng tên nhựa dẻo có hai kiểu đeo — ngang và đứng — đi cùng dây đeo móc xoay hoặc thẻ đeo dẻo 3 lỗ, dùng cho nhân sự cố định hoặc khách tham quan theo ngày. Đồ chuốt bút chì có bản kim loại và bản nhựa; đồ gỡ kim dạng kìm giúp tháo kim bấm mà không làm rách trang giấy. Mực và bông lau cho bảng trắng cũng nằm trong nhóm phụ kiện bàn làm việc này, dùng kèm với bảng ghi chú nếu phòng có sử dụng. Cách sắp đủ các món dụng cụ nhỏ này gọn trên bàn, không lẫn lộn giữa các ngăn, có gợi ý cụ thể trong bài cách dùng hộp đựng bút để tổ chức bút, thước, keo gọn gàng.

Chọn theo tần suất sử dụng

Cách đặt hàng hợp lý cho nhóm này là tách theo tần suất dùng, không phải theo giá món hàng.

• Dùng mỗi ngày tại bàn cá nhân: kéo trung, dao rọc giấy nhỏ, thước 20–30 cm, kẹp bướm cỡ nhỏ 15–25mm.
• Dùng theo đợt cho cả phòng: bấm kim đại, bấm lỗ nhiều tờ, băng keo đóng gói khổ lớn.
• Việc có khách hoặc sự kiện ngắn ngày: bảng tên và dây đeo cho khách tham quan.

Xếp lại bàn làm việc theo nhóm tần suất này cũng là một phần của việc tổ chức không gian làm việc nói chung — bài cách tổ chức bàn làm việc hiệu quả có thêm vài cách sắp xếp cụ thể hơn cho từng loại bàn.