Văn phòng 10 người cần mua những văn phòng phẩm gì?

Văn phòng 10 người nên bắt đầu từ sáu nhóm hàng tiêu hao: giấy in, bút, băng keo, kẹp và bấm, đồ lưu hồ sơ, sổ ghi chép. Bạn mua mỗi nhóm một lượng vừa phải, theo dõi một tháng, rồi lập dự trù cho tháng sau và đặt định kỳ. Làm vậy thì ít khi hết đồ giữa giờ làm, cũng không phải tích trữ cả tủ.

Bốn tiêu chí để tự lập danh sách

Mười người có thể dùng rất khác nhau. Một phòng kế toán in suốt ngày. Một phòng kinh doanh ghi chép nhiều hơn in. Vì vậy, bạn đừng chép danh sách của văn phòng khác mà hãy tự kiểm bốn điều dưới đây.

• Việc nào lặp lại mỗi ngày. Bạn hỏi từng bàn xem họ in, ký, ghi chép hay đóng gói nhiều hơn. Nhóm hàng đi theo việc lặp lại là nhóm bạn nên có trước.
• Đồ dùng chung hay đồ từng người. Giấy in, băng keo, bấm kim thường để chung một chỗ. Bút và sổ thường chia theo từng bàn. Chia như vậy giúp bạn biết món nào cần mua theo đầu người.
• Mức tiêu hao theo tháng. Bạn ghi lại số ram giấy và số cuộn băng keo đã hết trong một tháng. Con số thật của văn phòng đáng tin hơn mọi bảng mẫu.
• Chỗ cất và người phụ trách. Bạn chọn một ngăn tủ cho hàng dự phòng và một người kiểm. Khi có người nhìn tủ mỗi tháng, việc đặt bổ sung thành thói quen thay vì chữa cháy.

Nếu bạn muốn hiểu văn phòng phẩm gồm những nhóm nào ở mức tổng quát, bài văn phòng phẩm là gì, gồm những gì đã tóm sẵn. Danh sách dưới đây đi theo hướng khác: chọn mua cho một văn phòng đang vận hành.

Sáu nhóm hàng tiêu hao và cách ước lượng

Bảng dưới cho bạn thấy mỗi nhóm dùng vào việc gì, nên nhìn vào đâu để ước lượng, và đơn vị đặt trên GOTA. Bảng cố ý không ghi số lượng cụ thể vì mỗi văn phòng một khác.

Sáu nhóm này tiêu hao đều, nên đáng đặt theo chu kỳ. Các món như kéo hay dao rọc dùng lâu hơn, bạn mua một lần cho từng khu làm việc là đủ.

Nên mua gì theo từng kiểu văn phòng

Cùng mười người nhưng cách làm việc khác nhau thì thứ tự ưu tiên cũng khác. Chúng mình gợi ý ba tình huống hay gặp.

Văn phòng mới mở, chưa biết dùng bao nhiêu

Bạn lấy mỗi nhóm một lượng vừa phải, ví dụ vài ram giấy và vài hộp kẹp. Sau một tháng bạn nhìn lại cái gì hết nhanh, cái gì còn thừa. Từ đó dự trù tháng sau sẽ sát hơn nhiều.

Văn phòng in nhiều

Giấy là khoản bạn nên tính kỹ nhất. Bạn chọn định lượng theo việc in: 70gsm cho tài liệu nội bộ, 80gsm cho hồ sơ in hai mặt hoặc gửi ra ngoài. Phòng in vài ram mỗi tháng thì đặt theo ream. Phòng in nhiều hơn thì cân nhắc đặt theo thùng.

Văn phòng hay gửi hàng và giao nhận

Băng keo là món bạn nên tính kỹ. Bạn tính theo số thùng đóng mỗi tuần, rồi cộng thêm một ít dự phòng trong ngăn tủ.

Văn phòng họp và ghi chép nhiều

Bạn ưu tiên bút, sổ và đồ lưu hồ sơ. Mỗi bàn một cuốn sổ riêng, còn biên bản họp gom vào bìa còng hoặc file để tìm lại cho nhanh.

Mặt hàng mỗi nhóm trên GOTA

Dưới đây là một mã cho mỗi nhóm để bạn xem trước. Mỗi trang sản phẩm có mô tả và giá.

• Giấy in 70gsm (Excel A4) hợp với văn phòng in tài liệu nội bộ mỗi ngày.
• Bút bi MG 4871 ngòi 0.5mm xanh hợp với người viết chữ nhỏ, ghi chép và ký hằng ngày.
• Băng keo trong 48mm 50mic hợp với phòng đóng thùng hàng cồng kềnh hoặc gửi đi xa.
• Đồ bấm kim số 10 (MG-N) hợp với bàn làm việc cá nhân bấm giấy tờ lặt vặt, nhớ mua kim số 10 dự phòng.
• Bìa lỗ FO-CS03 hợp với người cài chứng từ vào bìa còng mà vẫn nhìn được nội dung bên trong.
• Sổ lò xo A5 Business 200 trang hợp với người ghi biên bản họp và việc trong tuần.

Muốn xem từng nhóm kỹ hơn, bạn có thể vào danh mục giấy in, giấy photo, bút bi, bút gel, bút ký và bìa còng, bìa nhẫn.

Mẹo nhỏ từ GOTA: bạn dán một tờ giấy lên cửa tủ văn phòng phẩm, ghi tên nhóm hàng và ngày kiểm gần nhất. Mỗi tháng người phụ trách chỉ cần gạch món sắp hết rồi gộp thành một đơn.

Khi đã có danh sách, bạn mở trang văn phòng phẩm của GOTA để đặt chung các nhóm trong một lần nhé.