Giấy in hoá đơn: chọn khổ 57mm hay 80mm cho máy in bill

Máy in bill hết giấy đúng lúc khách đang đứng chờ thanh toán là tình huống nhiều quán ăn, cửa hàng đã gặp. Mua nhầm khổ giấy in hoá đơn thì cuộn giấy không lắp vừa khe máy. Chọn nhầm cách bảo quản thì bản in mờ dần chỉ sau vài ngày. Bài này giúp bạn nhận đúng khổ giấy máy đang dùng, hiểu sơ về giấy cảm nhiệt, và biết khi nào nên dùng thêm sổ hoá đơn bán lẻ viết tay.

Đo khổ giấy trước, đừng đoán theo mắt

Máy in bill phổ biến nhất trên thị trường dùng hai khổ cuộn: 57mm và 80mm. Nhìn bằng mắt dễ đoán sai vì hai cuộn không chênh nhau nhiều. Cách chắc ăn hơn là đo bề ngang khe nạp giấy trên máy. Bạn cũng có thể đo bề ngang cuộn giấy cũ đang lắp trong máy trước khi đặt hàng mới. Cuộn khổ 80mm sẽ không lắp vừa máy chỉ nhận khổ 57mm. Ngược lại, cuộn 57mm lắp vào máy khổ 80mm thường không in đúng khổ.

Bạn có thể tham khảo giấy cảm nhiệt khổ K57*55 cho máy in bill nhỏ. Với máy in bill cỡ lớn hơn thì có giấy nhiệt khổ 80x60. Các con số trong tên cuộn (K57*55, 80x60…) cho biết khổ giấy. Cứ đối chiếu đúng số đó với máy đang dùng là chọn được cuộn phù hợp.

Giấy cảm nhiệt là gì, vì sao không cần mực

Giấy in hoá đơn cho máy in bill thường là giấy cảm nhiệt. Mặt giấy phủ một lớp hoá chất đổi màu khi gặp nhiệt. Đầu in của máy chạy qua đến đâu, chữ hiện ra đến đó. Cơ chế này khác hẳn máy in kim hay máy in phun cần mực hoặc ruy băng. Máy in bill dùng giấy cảm nhiệt không cần thay mực, chỉ cần thay cuộn giấy khi hết. Vì hiện chữ bằng nhiệt, mặt giấy cũng nhạy với nhiệt độ và ánh nắng theo chiều ngược lại — phần dưới đây nói rõ hơn về việc bảo quản.

Bảo quản cuộn giấy và bản in đã ra

Nắng và nhiệt là hai thứ cần tránh nhất với giấy cảm nhiệt. Cả cuộn giấy chưa dùng lẫn bản in đã ra đều nhạy với hai thứ này. Vài điều nên nhớ khi cất giữ:

Cất cuộn giấy chưa dùng ở nơi khô, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp.
Tránh để cuộn giấy gần nguồn nhiệt như bếp, máy sưởi.
Hoá đơn đã in ra nên giữ trong túi hồ sơ hoặc ngăn kéo, hạn chế phơi ngoài nắng hoặc để trên mặt kính nóng.
Tránh để cuộn giấy hoặc bản in tiếp xúc trực tiếp với băng dính trong hoặc bìa nhựa PVC lâu ngày — một số loại có thể làm chữ mờ nhanh hơn.

Chữ trên giấy cảm nhiệt phai dần theo thời gian và theo điều kiện bảo quản. Hoá đơn cần lưu lại lâu để đối chiếu, bạn nên chụp lại hoặc lưu thêm bản mềm song song với bản giấy.

Khi nào dùng sổ hoá đơn bán lẻ viết tay thay vì máy in bill

Không phải quầy hàng nào cũng có máy in bill. Ngay cả nơi có máy vẫn có lúc cần bản viết tay nhiều liên, để giữ một bản cho người mua và một bản lưu sổ. GOTA đang có vài loại sổ hoá đơn bán lẻ phục vụ đúng nhu cầu này, khác nhau ở số liên và loại giấy. Bản 1 liên trên giấy tái sinh hợp với quầy chỉ cần giữ một bản. Bản 1 liên giấy trắng (phiếu bán hàng) hợp khi bạn cần nét chữ rõ hơn. Còn hoá đơn bán lẻ 2 liên khổ 13x19 hoặc bản 3 liên thì hợp với những chỗ cần giữ lại nhiều bản cùng lúc.

Số liên (1, 2 hay 3) quyết định bạn giữ lại được mấy bản giống nhau cho mỗi lần viết. Quán mới mở một mình một quầy thường chỉ cần 1 liên. Nơi có thêm bộ phận kế toán riêng thường chọn 2–3 liên, để mỗi bên giữ một bản.

Về hoá đơn VAT

Bài này chỉ nói về giấy in và sổ ghi chép tại quầy. Hoá đơn VAT điện tử là việc riêng theo quy định, bạn hỏi kế toán nhé.

Chọn theo đúng máy đang dùng

Tóm lại, việc đầu tiên vẫn là đo đúng khổ giấy máy in bill của bạn. Sau đó mới tính đến việc có cần thêm sổ hoá đơn bán lẻ viết tay hay không. Nếu bạn đang tìm thêm các loại giấy in khác cho văn phòng hoặc cửa hàng, trang giấy in, giấy photo của GOTA gom các khổ đang bán. Sổ và hoá đơn bán lẻ các loại liên thì xem thêm ở trang sổ, tập, bao thư. Còn nếu bạn đang mua sắm văn phòng phẩm cho cả cửa hàng chứ không chỉ riêng giấy in, trang văn phòng phẩm của GOTA gom đủ các nhóm hàng khác để bạn xem cùng lúc.