Bìa còng 5P, 7P hay 9P: chọn gáy nào cho vừa hồ sơ?

Hồ sơ dày vừa phải, lưu tách theo từng việc, bạn chọn gáy 5P. Tập dày dần theo quý, chọn 7P. Gom cả năm chứng từ vào một cuốn, chọn 9P. Nếu chưa đoán được tập sẽ dày tới đâu, 7P là cỡ nằm giữa nên dễ chọn nhất. Bài này giúp bạn chọn gáy bìa còng cho vừa hồ sơ, rồi chọn khổ A4 hay F4.

Ba tiêu chí chọn gáy bìa còng

Chọn sai gáy thường chỉ lộ ra khi cuốn đã đầy. Cuốn quá hẹp thì giấy phồng và khó lật. Cuốn quá rộng thì chiếm kệ mà ruột lại lỏng. Bạn kiểm ba điều sau trước khi đặt.

• Độ dày tập giấy hiện có. Bạn xếp xấp hồ sơ lên bàn rồi ướm bề dày vào gáy. Cách này chính xác hơn ước lượng bằng mắt.
• Tập sẽ dày thêm bao nhiêu. Bạn nhìn vào lượng giấy phát sinh mỗi tháng. Hồ sơ đóng lại sau một dự án thì gáy vừa đủ là gọn. Hồ sơ cộng dồn cả quý hay cả năm thì chọn gáy rộng hơn một cỡ.
• Chỗ trên kệ và tần suất lấy ra. Bạn đếm xem kệ chứa được mấy cuốn. Cuốn nào hay rút ra thêm bớt tờ thì nên chọn loại còng bật, mở bằng một thao tác.

Cách lắp và gỡ giấy khỏi bìa còng đã có sẵn ở bài hướng dẫn sử dụng bìa còng đúng cách. Ở đây chúng mình chỉ bàn chuyện chọn gáy.

So sánh gáy 5P, 7P và 9P

Với dòng File còng bật King Jim trên GOTA, bản 5P ghi gáy 5cm và bản 7P ghi gáy 7cm. Bản 9P là bản rộng nhất trong ba bản. Bảng dưới đặt ba cỡ cạnh nhau.

Số P chỉ là một nửa câu trả lời. Nửa còn lại là khổ giấy: F4 dài hơn A4 nên biểu mẫu kế toán và bảng kê in sẵn bỏ vào vừa nguyên tờ.

Nên chọn gáy nào theo từng tình huống

Để bạn ướm vào việc thật, chúng mình chia theo bốn tình huống hay gặp ở văn phòng.

Hồ sơ riêng cho từng dự án hay từng nhà cung cấp

Mỗi tập không quá dày nhưng vẫn cần đứng riêng một cuốn. Bạn chọn 5P. Cuốn hẹp nên cả hàng cuốn xếp gọn, mỗi đầu mục có một cuốn riêng.

Chứng từ gom theo quý

Số tờ mỗi quý mỗi khác, bạn chưa biết cuốn sẽ đầy tới đâu. Bạn chọn 7P cho yên tâm. Cỡ giữa này tránh được cảnh cuốn quá căng hoặc quá thừa.

Lưu cả năm vào một cuốn

Cuối năm gom chứng từ của một bộ phận về một chỗ. Bạn chọn 9P, bù lại hãy tính trước chỗ đứng trên kệ. Tập quá căng thì khó lật, nên đừng nhồi đầy đến tận gáy.

Hồ sơ gồm nhiều tờ mỏng hoặc tờ đã rách lỗ

Bạn cho từng tờ vào bìa lỗ trước, rồi gắn cả xấp vào còng. Cần cuốn gọn cho hồ sơ A4, bìa còng nhẫn gáy 3,5cm cũng là một lựa chọn để bạn cân nhắc.

Bìa còng trên GOTA theo từng cỡ gáy

Dưới đây là sáu mã để bạn xem trước. Mỗi trang sản phẩm có mô tả và giá riêng.

• File còng bật 5P khổ A4 King Jim hợp với hồ sơ vừa phải ở gia đình, lớp học hoặc văn phòng.
• File còng bật 5P khổ F4 King Jim hợp với người lưu hồ sơ nhỏ, tách riêng từng đầu mục trên khổ F4.
• File còng bật 7P khổ A4 King Jim hợp với hợp đồng, tờ trình, báo cáo in khổ A4 rồi ký.
• File còng bật 7P khổ F4 King Jim hợp với chứng từ F4 gom theo quý.
• File còng bật 9P khổ A4 King Jim hợp với người gom chứng từ cả năm mà vẫn giữ khổ A4.
• File còng bật 9P khổ F4 King Jim hợp với tập bảng kê, phiếu xuất kho khổ F4 dày dần.

Muốn xem thêm bìa còng nhẫn và bìa lỗ đi kèm, bạn mở danh mục bìa còng, bìa nhẫn.

Mẹo nhỏ từ GOTA: khi một cuốn đã gần đầy, bạn ghi ngày bắt đầu và ngày gần đầy lên gáy. Sau vài cuốn, bạn tự biết văn phòng mình hợp gáy nào và đặt lại đúng cỡ đó.

Bìa còng thường đi cùng bìa lỗ, bìa phân trang và dụng cụ bấm lỗ. Bạn có thể xem cả bộ ở trang văn phòng phẩm của GOTA để đặt chung một lần nhé.