Cách sử dụng bìa còng: gắn, lắp và gỡ giấy đúng cách

Cách sử dụng bìa còng gói gọn trong ba việc: mở còng, xỏ tập giấy đã đục lỗ vào các vòng còng, rồi đóng còng lại cho khớp. Nghe đơn giản, nhưng đục lỗ lệch hay nhồi giấy quá tay là hai lỗi khiến còng nhanh hỏng. Bài này chúng mình đi từng bước cách gắn bìa còng, cách gỡ giấy ra, và cách chọn gáy cho vừa tập hồ sơ của bạn.

Trả lời nhanh: Gắn bìa còng gồm năm bước: sắp tập giấy cho bằng mép, đục lỗ cả tập cùng một mép, mở còng hết cỡ, xỏ giấy sát về phía gáy bìa rồi đóng còng và lật thử vài trang. Muốn gỡ giấy, bạn mở hẳn còng trước rồi nhấc tập giấy thẳng lên, đừng kéo xiên. Độ dày gáy bìa (5P, 7P và các cỡ khác) quyết định tập hồ sơ dày được bao nhiêu.

Bìa còng gồm những bộ phận nào

Trước khi gắn giấy, bạn nên nhìn qua phần còng, vì mỗi kiểu bìa mở theo một cách. Bìa còng bật có cần gạt để mở và khóa các vòng còng. Bìa còng nhẫn thì có các vòng tròn hoặc chữ D, bạn tách vòng ra rồi bấm khớp lại.

• Vỏ bìa: hai mặt bìa cứng và gáy bìa, giữ cả tập giấy đứng thẳng trên kệ.
• Bộ còng: các vòng kim loại xỏ qua lỗ giấy, là bộ phận chịu lực nhiều nhất.
• Cần gạt hoặc chỗ bấm mở: dùng để mở và đóng còng.
• Gáy bìa: độ dày gáy (5P, 7P và các cỡ khác) quyết định tập hồ sơ dày được bao nhiêu.

Cơ cấu mở khác nhau theo từng mẫu. Nếu chưa quen, bạn thử mở và đóng một lần khi chưa có giấy để biết lực tay cần bao nhiêu.

Cách gắn bìa còng: lắp giấy vào từng bước

Muốn gắn giấy vào bìa còng gọn và không rách lỗ, bạn làm theo thứ tự dưới đây.

1. Sắp tập giấy trước. Xếp đúng thứ tự cần lưu rồi gõ nhẹ cạnh tập xuống mặt bàn cho các tờ bằng mép.
2. Đục lỗ cả tập. Dùng dụng cụ bấm lỗ đục từng nhóm tờ, canh lỗ cùng một mép. Lỗ lệch là nguyên nhân chính khiến giấy xô và dễ rách khi lật.
3. Mở còng. Gạt cần hoặc tách các vòng còng ra hết cỡ. Giữ ngón tay ngoài vòng còng để không bị kẹp khi còng đóng lại.
4. Xỏ giấy vào còng. Đưa các vòng còng qua đúng lỗ đã đục, đẩy tập giấy sát về phía gáy bìa.
5. Đóng còng. Gạt cần về vị trí khóa hoặc bấm hai nửa vòng cho khớp, rồi lật thử vài trang xem giấy có xê dịch không.

Với tài liệu đã in trên giấy mỏng hoặc cần xem nhanh, bạn cho từng tờ vào bìa nilon đục lỗ trước, rồi gắn cả bìa nilon vào còng. Mép giấy được che chắn nên lỗ ít bị rách hơn.

Cách gỡ giấy ra khỏi bìa còng

Lấy giấy ra cũng cần đúng thao tác, vì nhiều bìa hỏng ở chính lúc này. Bạn mở hẳn còng trước, đừng kéo giấy khi các vòng còng còn khép.

1. Đặt bìa nằm phẳng trên bàn để tập giấy không đổ.
2. Mở còng hết cỡ.
3. Nhấc cả tập hoặc từng nhóm tờ thẳng lên khỏi vòng còng, đừng kéo xiên.
4. Đóng còng lại ngay khi đã lấy xong, để các vòng còng không bị vênh vì để hở lâu.

Tờ nào đã rách lỗ thì bạn nên cho vào bìa nilon đục lỗ thay vì xỏ trực tiếp vào còng nữa. Hồ sơ cần lấy ra thường xuyên thì chia nhóm bằng bìa phân trang, nhờ vậy bạn nhấc một nhóm thay vì lật cả cuốn.

Chọn bìa còng theo độ dày hồ sơ

Gáy bìa còng có nhiều cỡ, ví dụ 5P, 7P, còn bìa còng nhẫn có cỡ 2,5cm, 3,5cm. Gáy càng dày thì tập giấy càng được phép dày. Bạn chọn theo lượng hồ sơ hiện có và chừa thêm chỗ cho phần sẽ bổ sung.

• Hồ sơ mỏng, ít khi thêm giấy: gáy nhỏ cho cuốn gọn, dễ cất trong ngăn kệ.
• Hồ sơ dày dần theo tháng: chọn gáy lớn hơn một cỡ để khỏi phải đổi bìa giữa chừng.
• Hồ sơ lật xem nhiều: tránh lấp đầy gáy, vì tập quá căng khó lật và dễ cong vòng còng.

Trong danh mục bìa còng, bìa nhẫn của GOTA, nếu bạn cần cuốn gáy dày cho hồ sơ lưu lâu, bìa còng 7P khổ A4 là một mã để tham khảo. Còn hồ sơ gọn thì có bìa còng nhẫn 3,5cm. Chọn khổ A4 hay F4 thì tuỳ khổ giấy bạn hay in.

Lỗi hay gặp làm hỏng còng và hỏng giấy

Phần lớn bìa còng xuống cấp vì cách dùng, hiếm khi vì lỗi từ đầu. Bốn lỗi dưới đây gặp nhiều nhất.

• Nhồi giấy vượt sức chứa của gáy. Các vòng còng không khép sát, bị cong và lâu dần mất độ khớp.
• Đục lỗ lệch giữa các tờ. Giấy xô, mép lỗ chịu lực dồn một bên nên rách trước.
• Ấn mạnh cần gạt khi còng còn vướng giấy. Bạn nên kiểm tra xem có tờ nào kẹt giữa hai nửa vòng không rồi mới đóng.
• Kéo giấy ra khi còng chưa mở hết. Lỗ giấy rách và vòng còng bị kéo vênh.

Nếu còng đã cong nhẹ, bạn đừng cố nắn mạnh. Để hồ sơ sang một bìa khác sẽ ít tốn công hơn là để còng hỏng thêm.

Giữ còng bền qua nhiều lần đóng mở

Bìa còng dùng được lâu hay không phụ thuộc vài thói quen nhỏ. Bạn đặt bìa đứng trên kệ, tránh nơi ẩm và tránh chất vật nặng lên trên. Ghi nhãn ở gáy để khi cần chỉ rút đúng cuốn, không phải kéo cả hàng bìa ra tìm. Lâu lâu bạn mở bìa ra, bỏ bớt giấy đã hết hạn lưu để cuốn không bị căng.

Mẹo nhỏ từ GOTA: trước khi đóng còng, bạn gõ nhẹ mép tập giấy xuống mặt bàn một lần nữa. Các lỗ nằm thẳng hàng hơn nên còng khép dễ và ít kẹt giấy.

Nếu bạn đang lên danh sách đồ lưu trữ cho cả phòng, hãy xem thêm trang đồ dùng văn phòng phẩm của GOTA để chọn thêm bìa phân trang, bìa nilon và dụng cụ bấm lỗ đi kèm nhé.