Dùng kẹp bướm đúng cách và khi nào nên đổi sang loại khác

Kẹp bướm giữ được cả một tập giấy dày mà không cần đục lỗ hay đóng gáy. Nhưng dùng sai cách thì tập giấy vẫn cong mép, tay kẹp vẫn bung giữa chừng. Bạn đang phân vân giữa kẹp bướm và mấy loại kẹp, bìa khác? Bài này nói về cách dùng cho đúng, và cả những lúc kẹp bướm không phải là món nên chọn. Còn nếu bạn đã biết cần cỡ nào rồi, chúng mình có sẵn cả dải kích thước để bạn xem và đặt mua.

Dùng kẹp bướm sao cho tập giấy không bị cong mép

Hai tay kim loại của kẹp bướm tạo lực ép khá mạnh ngay tại điểm bấm. Đặt kẹp thẳng đứng, để tay kẹp dựng nguyên như lúc mới mở hộp, là cách nhanh nhất làm mép trên bị cấn. Gập hai tay kẹp ra phía sau, ép sát vào thân kẹp, trước khi xếp tập giấy vào cặp hay hộp lưu trữ. Tập giấy nằm phẳng hơn hẳn. Tay kẹp cũng không móc vào quần áo hay tập hồ sơ bên cạnh khi bạn với tay lấy đồ khác.

Đến lúc cần xếp nhiều tập chồng lên nhau trong một thùng hoặc một ngăn kệ, hãy tháo hẳn tay kẹp ra khỏi thân kẹp cho gọn. Phần thân vẫn giữ giấy đủ chặt, không xổ ra khi thùng bị nghiêng. Tay kẹp tháo rời rất dễ mất, nên gom lại một góc hộp thay vì bỏ đi. Khi nào cần mang cả tập đi họp hoặc giao cho người khác, lắp tay kẹp trở lại là xách được bằng một tay, không phải ôm cả xấp giấy rời.

Một chi tiết nhỏ hay bị bỏ qua: bóp tay kẹp bằng ngón cái và ngón trỏ, chỉ cần mở vừa đủ để đưa giấy vào hoặc rút giấy ra. Không cần bẻ tay kẹp mở hết cỡ mỗi lần. Bẻ quá tay và lặp lại nhiều lần làm lò xo bên trong thân kẹp giãn dần. Đến lúc lực giữ yếu đi, cả tập giấy dễ tuột dù kẹp trông vẫn còn nguyên hình dạng.

Khi nào kẹp bướm không phải là lựa chọn đúng

Kẹp bướm hợp với tập giấy còn đang trong quá trình làm việc: thêm bớt trang, mang đi mang lại, chưa chốt xong. Với hồ sơ đã xong việc và chỉ cần cất, thứ khác thường hợp hơn. Bảng dưới đây so các tình huống thường gặp, bạn xem thử tập giấy của mình rơi vào dòng nào nhé.

Tập giấy của bạn rơi đúng vào dòng cuối bảng? Kẹp bướm vẫn là lựa chọn hợp lý nhất trong nhóm này. Còn rơi vào bốn dòng trên, đổi sang loại tương ứng sẽ đỡ phải chỉnh sửa lại về sau.

Sắp xếp nhiều cỡ kẹp bướm cho gọn và dễ tìm

Văn phòng dùng nhiều loại hồ sơ khác nhau thường sắm cùng lúc vài cỡ kẹp bướm. Chỗ hay bị rối là lúc cất chung một ngăn kéo: cỡ nhỏ lẫn vào cỡ lớn, cần gấp lại phải bới cả đống ra tìm. Chia riêng theo cỡ trong một khay nhiều ngăn, hoặc vài hộp nhỏ dán nhãn, là cách đơn giản nhất để không mất công tìm mỗi lần cần. Với bàn làm việc chung của cả phòng, để một khay kẹp bướm cỡ hay dùng nhất ngay chỗ máy in hoặc bàn đóng gói hồ sơ cũng tiện hơn là để mỗi người tự giữ một ít.

Công việc đều đặn cần một cỡ cố định? Chẳng hạn phòng kế toán quen dùng đúng một cỡ cho tập chứng từ hằng tháng. Đặt thẳng cỡ đó với số lượng nhiều hơn một lần sẽ đỡ phải đặt lắt nhắt nhiều lần trong tháng.

Kẹp bướm còn được dùng ngoài việc giữ giấy

Ở nhiều văn phòng, kẹp bướm không chỉ nằm trên bàn giấy tờ. Cỡ nhỏ hay được dùng kẹp mép túi đựng đồ ăn vặt hoặc túi linh kiện nhỏ ở khu vực để hàng, cho khỏi bung miệng túi. Cỡ vừa và lớn giữ được cả bó dây cáp, dây sạc gọn lại thành một cuộn thay vì để rối trên bàn. Một số nơi còn dùng kẹp bướm treo tạm giấy ghi chú hoặc lịch làm việc lên bảng mica, tấm nỉ. Không cần đục lỗ hay dán băng keo, gỡ ra dán chỗ khác cũng nhanh. Cỡ lớn nhất trong dải cũng hay được tận dụng giữ nắp thùng carton đóng hàng tạm thời, trước khi dán băng keo cố định.

Vài vấn đề hay gặp khi dùng kẹp bướm

Vết hằn hình chữ V ở tờ đầu và tờ cuối là phàn nàn phổ biến nhất. Lực ép của tay kẹp dồn vào đúng hai điểm, tờ ngoài cùng chịu hết. Đệm thêm một tờ giấy trắng ở ngoài trước khi kẹp sẽ đỡ hằn hơn. Hoặc chọn cỡ lớn hơn một chút so với độ dày thực tế, để lực ép trải rộng ra.

Tay kẹp bung ra bất chợt khi bỏ cả kẹp vào túi xách hay cặp tài liệu cũng hay gặp. Hai tay kim loại không được gập úp sát thân nên vướng vào lớp vải rồi bật mở. Gập cả hai tay kẹp về một phía trước khi cất là đủ tránh chuyện này.

Còn chọn cỡ sát quá với độ dày xấp giấy thì ngược lại: tháo ra khó, mép giấy bị gợn vì tay kẹp phải ép hết cỡ mới đóng lại được. Mẹo nhỏ từ GOTA: hãy cầm ước chừng độ dày xấp giấy trên tay rồi chọn cỡ nhỉnh hơn một bậc. Tháo lắp sẽ nhẹ tay hơn hẳn so với chọn đúng khít.

Với hồ sơ đựng trong bìa nhựa bóng, tay kẹp siết chặt lâu ngày còn để lại vệt xước mờ ngay chỗ ép. Đệm một tờ giấy thường vào giữa tay kẹp và mặt bìa nhựa trước khi kẹp là đủ tránh. Bìa đó vẫn cần giữ tạm vài ngày thì không cần đổi sang loại kẹp khác.

Kẹp bướm là một trong nhiều món thuộc nhóm dụng cụ văn phòng mà GOTA đang bán, đứng cạnh bấm kim, băng keo và mấy món hay được đặt chung một đơn. Bạn có thể xem đủ dải cỡ và đặt mua tại trang kẹp bướm. Muốn xem qua các nhóm hàng khác trước khi quyết định, hãy ghé trang văn phòng phẩm của GOTA nhé.